Las transacciones producen datos, pero los datos también pueden llevar a nuevas transacciones y volverse una parte fundamental de la rentabilidad de su empresa. Para ello, no basta con recolectar la data: también hay que analizarla para detectar patrones y plasmarla para su uso en acciones posteriores.

Sin importar la cantidad que sean, la opción más sencilla para convertir datos en información útil es una hoja de cálculo o spreadsheet. Pero las hojas de cálculo no fueron pensadas para manejar su base de datos y tienen sus problemas: no permiten distintos tipo de accesos basados en roles de usuarios, son falibles a los errores de data entry, no permiten la colaboración en tiempo real de varios usuarios desde distintas versiones del programa.

Pensemos en un caso que ocurre frecuentemente: Pablo es dueño de un local de decoración en Palermo que tiene un stock medio de objetos realizados por diseñadores independientes. Su stock manager / jefe de depósito, Francisco, se encarga de las operaciones del negocio y actualiza constantemente el inventario desde una hoja de cálculo. Trabaja con los diseñadores y/o sus encargados de depósitos, quienes se encuentran dentro de la ciudad y en el Gran Buenos Aires, a través de estas spreadsheets que se envían mutuamente, lo que resulta en muchas versiones de un mismo documento, con errores que le terminan costando miles de pesos a Pablo.

La vista en hoja de cálculo o spreadsheet de Zoho Creator elimina de esos problemas porque combina las fortalezas organizativas de las hojas de cálculo con el manejo de base de datos. Veamos cómo con sólo unas modificaciones sencillas en la vista spreadsheet de Zoho Creator, Francisco puede mejorar su manejo de datos, facilitarlo y ahorrarle mucho dinero a Pablo.

• Importación y Exportación de Datos:

Al configurar su base de datos en Zoho Creator, Francisco importa la hoja de cálculo que utilizaba y cambia el tipo de vista a spreadsheet. Su experiencia como usuario de esta vista de Zoho Creator no difiere a la de su hoja de cálculo original: Francisco puede ver sus datos organizados en filas y columnas y modificar lo que sea necesario, como lo hacía con la hoja común.

• Auto-ajuste del tamaño del campo:

Francisco precisa que todos los datos estén en un mismo lugar, en un formato que le permita ver toda la información que necesite para trabajar. Al usar el auto-ajuste de tamaño del campo, puede mirar cada dato sin perderse ni un detalle. Gracias a esta característica de la vista spreadsheet de Zoho Creator, Francisco dispone de flexibilidad para guardar y después ver más información en un solo campo, que en una hoja de cálculo común.

• Acciones de edición:

¿Hay labor más repetitiva y cansadora en el manejo de datos que el data entry? Cargar y recargar números todo el día puede llevar al hastío y los errores. Pero Zoho Creator tiene varias opciones para acelerar esta tarea.

Las características de cortar, copiar y pegar permite actualizar los datos mucho más rápido que en una hoja de cálculo común. Además, los shortcuts (atajos) diseñados específicamente para estas funciones le permiten a Francisco tipear más rápido.

Además, la característica de auto-relleno le permite a Francisco ingresar el mismo valor a registros adyacentes. Si quiere repetir una acción, sólo tiene que usar el Redo (o repetir).  ¿Y si comete un error? Usa la función de Undo (o deshacer) para borrar.

De esta forma, el trabajo diario de Francisco se simplificó exponencialmente y redujo la propensión a errores. Si querés que tu día laboral también sea más sencillo, probá la vista de hoja de cálculo de Zoho Creator.

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